Update Status Project Secara Otomatis

10:30 PM

Dalam artikel kali ini, kita akan mencoba menggabungkan apa yang pernah Paman share menjadi sesuatu yang bisa diterapkan dalam pekerjaan. Kamu bisa menggunakan Excel untuk mengupdate suatu checklist project / pekerjaan berdasarkan status penyelesaiannya, seperti contoh berikut:



Pada contoh, status project otomatis berubah menjadi DONE berikut warna teks dan cellnya jika ketiga step telah terisi. Sementara jika proyek belum selesai, status otomatis masih OPEN. Untuk membuat hal yang sama seperti di atas, Paman menggunakan 3 teknik: formula IF untuk mendapatkan hasil DONE/OPEN; COUNTA untuk menghitung jumlah cell yang terisi, dan conditional formatting untuk mengubah format cell. Paman akan  tunjukkan step by stepnya, namun sebelumnya siapkan contoh tabel sebagai latihan seperti di bawah:


IF+COUNTA
Pada cell E2, masukkan formula =IF(COUNTA(B2:D2)=3;"DONE";"OPEN") kemudian copykan ke cell di bawahnya.



Fungsi IF akan mengecek apakah pernyataan dalam formula benar atau salah. Pernyataan yang dicek adalah COUNTA(B2:D2)=3. Fungsi ini menghitung jumlah cell yang telah tercentang apakah jumlahnya sama dengan 3. Jika hasil perhitungannya benar (sama dengan 3), maka fungsi IF akan menampilkan teks "DONE" yang berarti project telah selesai. Namun jika hasil perhitungannya tidak sama dengan 3, maka yang akan ditampilkan adalah teks "OPEN".

Conditional Formatting
Kamu bisa membuat format cell yang berbeda untuk tiap jawaban dari IF di atas. Blok cell E2 sampai dengan E4 menggunakan mouse, kemudian masuk ke menu conditional formatting. Untuk format jika nilai cell sama dengan "DONE" gunakan contoh setting seperti di bawah ini:
 
Pada contoh ini, Paman menggunakan warna font putih pada warna cell merah

Klik OK, buat rule baru (klik new rule) kemudian lakukan hal yang sama untuk nilai cell "OPEN" namun dengan format yang berbeda:

Agar kelihatan berbeda dengan format dengan nilai cell "DONE", Paman menggunakan teks tebal (bold) pada warna cell kuning

Selesai! Kamu bisa mengetes apakah conditonal formatting berfungsi dengan baik:


Sekarang kamu dapat menggunakan teknik yang dijabarkan dalam artikel ini untuk memantau atau mapping pekerjaan yang kamu lakukan dan mendapatkan gambaran langsung tentang masing - masing penyelesaiannya.

Salam,
Paman Excel

Jangan Sampai Kamu Lewatkan Ini

0 comments

Sekilas Paman Excel

Blog ini berisi kumpulan tips, trik, dan teknik dalam menggunakan MS Excel mulai dari yang paling sederhana hingga yang (tampaknya) rumit dengan cara semudah dan senyaman mungkin untuk dipahami.